PRIMERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las denuncias internas deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad. Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.
SEGUNDA.- Hechos denunciables
Son susceptibles de ser denunciados todos aquellos hechos o actos que atenten contra el Código Ético de Altair Consultores Logísticos, aquellos contrarios a la normativa aplicable, así como cualquier otra irregularidad que pueda suponer un alto riesgo para Altair Consultores Logísticos.
TERCERA.- ¿Quién puede formular una denuncia?
Cualquier empleado o colaborador de Altair Consultores Logísticos. Sin perjuicio de lo anterior, también podrá formular una denuncia cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, sin que resulte necesario que ostente la condición de Persona Obligada.
CUARTA.- ¿Qué personas son susceptibles de ser denunciadas?
Son susceptibles de ser denunciadas por medio del Canal de Denuncias todas las Personas Obligadas por el Código Ético de Altair Consultores Logísticos.
QUINTA.- MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y APOYO A LAS PERSONAS INFORMANTES Y AFECTADAS
Las actuaciones de investigación se llevarán a cabo asegurando, en todo caso, el deber de confidencialidad y sigilo en el tratamiento de la información, así como la evitación de cualquier tipo de perjuicio o represalia respecto de la persona informante y de la persona afectada, de conformidad con lo previsto en el presente documento.
Para ello, Altair Consultores Logísticos aplicará las medidas de protección que, en su caso, resulten oportunas. En particular, a título ejemplificativo y no limitativo:
– Se garantizará, siempre y en todo momento, la confidencialidad de la identidad de la persona informante, así como la información aportada relativa a personas físicas y jurídicas. Como medida para garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante que opte por identificarse, Altair Consultores Logísticos hace constar expresamente que en ningún caso se revelará la identidad de la persona informante ni a la persona afectada por la comunicación ni a terceros, con la excepción de que la misma pueda ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal o sancionador.
– Los datos sólo podrán ser facilitados a personas distintas del Responsable de la Gestión del Canal, cuando éste considere que sea precisa su comunicación a otras áreas o personas a fin de investigar los hechos o establecer medidas correctoras.
– En caso de que la comunicación sea realizada por personal en plantilla, se realizará, en la medida de lo posible, un seguimiento periódico de las condiciones laborales tras la finalización del expediente de investigación, a fin de verificar la inexistencia de comportamientos que pudieran entrañar alguna represalia.
– En su caso, se valorará la posibilidad de aplicar medidas laborales temporales o permanentes, dirigidas a proteger a la persona informante (cambio físico de lugar de trabajo, cambio de área…etc.).
– Se ofrecerá información y asesoramiento accesible y gratuito sobre los derechos de la persona informante, así como información sobre los canales de comunicación externos.
QUINTA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias
5.1. Denuncia
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, Identificación de la persona informante (salvo en caso de comunicaciones anónimas) y si es una persona jurídica, de su representante.
- Relación suficiente de los hechos.
- Identificación de la persona informante (salvo en caso de comunicaciones anónimas) y si es una persona jurídica, de su representante.
- Se deberá aportar material probatorio respecto a los hechos objetos de denuncia.
– Deberá formularse siempre de buena fe, con escrupuloso respeto a la verdad, actuando correcta y únicamente en beneficio de Altair Consultores Logísticos, del Estado y/o de la sociedad en general.
– Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la entidad.
– Las partes implicadas en la denuncia deberán ser informadas adecuadamente sobre todo lo concerniente a los hechos, mostrando siempre el máximo respeto a la confidencialidad del sistema y garantizando la más absoluta protección de los usuarios que lo utilicen.
– Altair Consultores Logísticos, adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación.
5.2. Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente. Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales, incluido el testimonio del propio denunciante e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
5.3. Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con el procedimiento establecido
5.4. Subsanación de defectos
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, la persona receptora de las denuncias comunicará al denunciante la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de diez (10) días hábiles al denunciante que empezará a contar el día siguiente de la comunicación. Se advertirá al denunciante, que en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.
5.5. Archivo
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en la presente norma, por el motivo que fuera, o bien si no se hubiera procedido a la subsanación de los defectos advertidos en la denuncia, se procederá al archivo de esta.
5.6. Apertura de expediente
Si la Denuncia es admitida a trámite, deberá llevarse a cabo cuantas actuaciones resulten oportunas y practicarse las pruebas que se estimen necesarias para el debido esclarecimiento y determinación de los hechos.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de dos meses a contar desde la fecha de su apertura.
5.8. Notificación a la persona o personas denunciadas
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad y a contar desde que se recibió la denuncia. Dicha comunicación no se realizará al denunciado, únicamente cuando pueda suponer un peligro para la investigación en curso. La notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, caso de haberlos proporcionado éste.
SEXTA.- Denuncias anónimas o, en su caso, confidenciales
Se permite la formulación de denuncias anónimas. No obstante, lo anterior, si el denunciante desease aportar sus datos, se garantiza la confidencialidad de la denuncia, no incluyéndose referencia alguna al denunciante en los datos que le sean proporcionados a la/s persona/s denunciada/s. Así mismo estas garantías son extensibles a los terceros facilitadores.
SÉPTIMA.- Ausencia de represalias
Altair Consultores Logísticos adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes e informantes participantes en el proceso de investigación, los cuales pueden acudir en todo momento, bien al responsable del Canal, o a su responsable, al objeto de solicitar orientación o denunciar, en su caso, situaciones de acoso.
OCTAVA.- Prohibición de denuncias falsas.
Las denuncias internas deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y solamente en beneficio de Altair Consultores Logísticos, del Estado y/o de la sociedad en general.
Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores Altair Consultores Logísticos. Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que la misma es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las normas de funcionamiento del Canal de Denuncia, se tomarían las medidas pertinentes.
NOVENA.- Aceptación de las Normas y de la Política de Privacidad
La formulación de una denuncia supone la aceptación íntegra y sin reservas de estas Normas de Funcionamiento del Canal de Denuncia, así como la Política de Privacidad que se indica a continuación.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD.
Protección de Datos de Carácter Personal
- Identidad del Responsable de Tratamiento
- Identidad: Altair Consultores Logísticos, S.L.
- Dirección: Doctor Fleming 51, 28036, Madrid
- Teléfono: 91 350 14 15
- Correo electrónico: rgpd@altaircl.com
Finalidad:
Gestión de la recepción y tramitación de las comunicaciones o denuncias de los presuntos incumplimientos del Código Ético de Altair Consultores Logísticos, la legislación, la normativa interna y los compromisos asumidos por la organización.
Conservación de los datos:
Los datos personales proporcionados a través del canal de denuncias, se conservarán sólo durante el tiempo estrictamente necesario para decidir el inicio de investigaciones y, en todo caso, suprimiéndose del canal de denuncias alcanzados los tres meses, salvo que la conservación tuviera por finalidad dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica, en cuyo caso, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, pero no podrán conservarse en el propio sistema de información de denuncias.
Asimismo, las denuncias a las que no se hayan dado curso solamente constarán de forma anonimizada.
Los datos podrán ser comunicados a organismos judiciales o administraciones con competencia en la materia.
Legitimación:
La base legal para el tratamiento de sus datos proviene del cumplimiento de una obligación legal en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como del apartado 1 del artículo 24 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
Los datos sólo podrán ser utilizados para los fines expuestos en el apartado Finalidad, de acuerdo con los principios de licitud, lealtad y transparencia; delimitación de la finalidad; proporcionalidad y minimización; limitación del plazo de conservación; y exactitud.
Derechos:
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si se tratan datos personales que le concierne, y en tal caso, derecho de acceso a sus datos personales, a los fines del tratamiento, y a las categorías de datos personales de que se trate. Asimismo, tendrá derecho a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando,
– los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos;
– se haya retirado el consentimiento en el que se basa el tratamiento o se oponga al tratamiento;
– los datos personales se hayan tratado de manera ilícita; o
– deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el derecho de la Unión o de los Estados miembros.
Podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos cuando,
– impugne la exactitud de los datos personales durante el plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos;
– el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso;
– el responsable y/o el encargado ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; o
– el interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.
En tales casos, únicamente se conservarán los datos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos.
Tendrá derecho a recibir los datos personales que le incumban, y que haya facilitado, en un formato estructurado, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable y/o el encargado al que se los hubiera facilitado, cuando, el tratamiento este basado en el consentimiento; o el tratamiento se efectúe por medios automatizados.
Ejercicio de derechos:
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, o considera que sus datos personales no han sido tratados conforme a la normativa vigente, deberán comunicarlo por correo electrónico a la dirección rgpd@altaircl.com
Asimismo, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente cuando no haya obtenido la satisfacción en el ejercicio de sus derechos, a través de la sede electrónica en www.aepd.es.
Procedencia:
Los datos personales tratados por Altair Consultores Logísticos y el Encargado de Tratamiento, proceden del propio interesado o de terceros interesados con arreglo a lo expresado anteriormente.
Acceso:
El acceso a los datos contenidos en el canal de denuncias quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo, y únicamente cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos.
Medidas de seguridad:
Tanto el responsable como el Encargado del tratamiento aplican y mantienen medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en el tratamiento de los datos personales. En particular, han establecido medidas de seguridad para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados, así como para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada a través del canal de denuncias, especialmente la de la persona que hubiera puesto en conocimiento de la entidad los hechos -en caso de que se hubiera identificado-.